SECRETARIS (per direkt)

Hoofdtaak 

Zorgt voor een efficiënt lopend secretariaat. Vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur.  

Taken/aandachtsgebieden

• neemt deel aan bestuursvergaderingen, verzorgt een kort zakelijk verslag, besluiten- en actielijst; 
• verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen; 
• houdt een archief bij en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar; 
• stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen;
• ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen) komt; 
• geeft mutaties in de verenigingsgegevens door aan de Atletiekunie; 
• verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur.

Kerncompetenties

• accuraat; 
• communicatief vaardig; 
• is via telefoon en e-mail goed bereikbaar

Nieuwsgierig geworden? Meer informatie is op te vragen bij Jeannet Kommer via secretaris@gemzen.nl

WEDSTRIJD ORGANISATIE COMMISSIE (WOC)

Binnen de WOC ontstaan binnenkort 2 vacatures. De huidige voorzitter (Arie Verhoef) stopt en per 1 april 2023 is de vrijwilligerscoördinator (Gertjan Gerards) ook niet meer beschikbaar. Heb jij interesse om deze enthousiaste groep vrijwilligers te helpen? Informeer dan eens bij Arie of Gertjan. Ze informeren je graag en zijn uiteraard bereid om je in te werken! Info en contact WOC

Taken voorzitter:

• Eerste aanspreekpunt WOC
• Contact met bestuur
• Contact met sponsors en bedrijfsleiders Leadax, Dalli, Plus en vd Most (geen werving sponsoren) en samenwerkingspartners (zoals vv Heerde, Dolco, Rode Kruis, Toerclub)
• Vergadering leiden, agenda opstellen
• Inzicht in regelgeving met instanties (vergunningen, procedures)

Gemiddeld 5x per jaar WOC vergadering. 1 x per jaar vergadert WOC met het bestuur.

Taken vrijwilligerscoördinator (bij voorkeur opsplitsing in coördinator baanwedstrijden en coördinator wegwedstrijden):

• Per wedstrijd oproep voor hulp per email versturen
• Aanmeldingen hulp registreren en i.o.m. wedstrijdleider indelen op onderdelen
• Chronoloog en indeling naar aangemelde vrijwilligers emailen
• Na wedstrijd bedankje per email versturen
• Globale kennis wedstrijdreglement - intentie / meedraaien /praktijkervaring opdoen
• Verkeersregelaarsopleiding aanvragen opleiding en uitzetten naar deelnemende vrijwilliger

Vaardigheden (voor beide vacatures):

• Organisatietalent
• Teamplayer - verbinder
• Mensenkennis
• Inlevingsvermogen
• Tactische manier van benaderen
• Overzicht houden en aansturen vrijwilligers (op wedstrijddag zelf in samenwerking met wedstrijdleider)

Voor meer informatie en aanmelding: vrijwilligers@gemzen.nl Voor andere vrijwilligerstaken: zie onze vrijwilligerskaart