Privacy Reglement
Privacyreglement Atletiekvereniging "De GEMZEN"
Het bestuur van de Atletiekvereniging "De Gemzen", hierna te noemen De Gemzen, overweegt:
• dat De Gemzen ter uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende uitvoeringswet AVG transparant willen zijn voor leden, relaties en medewerkers hoe wordt omgegaan met persoonlijke gegevens;
• dat een zorgvuldig ontwikkeld en uitgevoerd Privacyreglement een strategische keuze is;
• dat dit reglement benut kan worden om het imago van De Gemzen als betrouwbare partner alsmede de relatie met leden en overige stakeholders te verstevigen;
• dat het verwerven, beheren en verwerken van de persoonsgegevens van de leden van de vereniging en relaties dient te verlopen volgens een zorgvuldig in kaart gebracht werkproces;
besluit tot het vaststellen van navolgend Privacyreglement:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De Gemzen hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit Privacyreglement willen we heldere informatie geven over hoe wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en om jouw privacy te waarborgen. De Gemzen houdt zich in alle gevallen aan de Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor jij deze hebt verstrekt.
• Het gebruik van jouw persoonsgegevens is beperkt tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en jou erop willen wijzen en deze rechten te respecteren.
Persoonsgegevens
Bij aanmelding als lid vul je op het inschrijfformulier je persoonsgegevens in en deze worden opgeslagen in de digitale ledenadministratie. Deze gegevens worden door AV De Gemzen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Voor het voeren van een administratie voor het functioneren als atletiekvereniging
• Voor het aanmelden als lid van jezelf of jouw kind bij de Atletiekunie
• Voor contributieheffing en/of verstrekking van vergoedingen
• Voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten van de vereniging
• Voor het inschrijven van jouw kind voor wedstrijden
• Voor het vermelden van sportprestaties en
• Voor de uitvraag van vrijwilligerstaken
Verder zullen wij de door jou verstrekte (persoons)gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is en toegestaan is of als jij hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Atletiekvereniging De Gemzen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent dat financiële gegevens 7 jaar worden bewaard. Na beëindiging van het lidmaatschap of de verbintenis met betrokkenen worden de persoonsgegevens maximaal 2 jaar bewaard. Deze termijn wordt verlengd met de periode waarin een financiële afwikkeling nog niet is afgerond Na beëindiging van het lidmaatschap kunnen een beperkt aantal gegevens in een archiefbestand worden bewaard voor historische doeleinden. Het gaat hierbij met name om naam, de verbonden lidmaatschapsperiode en sportprestaties. Dit archiefbestand is uitsluitend toegankelijk voor de ledenadministratie en het bestuur.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens de vereniging van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Zij hebben alleen toegang tot die gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van hun functie.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Onze trainers, coaches, en het bestuur zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.
Gebruik beeldmateriaal
Atletiekvereniging De Gemzen hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website en op social media.
De website: https://www.gemzen.nl
• Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die De Gemzen organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
• Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij De Gemzen. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en op de atletiekbaan mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie anders dan op onze eigen website wordt vooraf toestemming gevraagd. (Handtekening ouder <16 jaar, handtekening atleten 16 jaar of ouder.)
• Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van De Gemzen, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt.
• Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor De Gemzen, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers.
Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen; Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen website en Facebook pagina.
Maken van foto en video opnames
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden (of uitgenodigde pers). Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn: - Trainingen - Door de vereniging georganiseerde evenementen - Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt - Wedstrijden - Overige verenigingsactiviteiten Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of beeldmateriaal dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. We zullen proberen dit samen op te lossen.
Voorbeeldfunctie
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Als De Gemzen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Indien je na het doornemen van ons Privacyreglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via info@gemzen.nl.
Vastgesteld op 25 augustus 2021.
Het bestuur voornoemd, A. Berends, voorzitter.
J. Kommer, secretaris